Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.

Простая сортировка. При сортировке в режиме формы, в режиме таблицы или в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию (но не в том и другом порядке сортировки одновременно).

Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме конструктора запроса, в окне расширенного фильтра, в режиме конструктора отчета, в режиме конструктора страницы, в режиме сводной диаграммы или сводной таблицы, можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.

Особенности сортировки записей.

Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он наследуется и новой формой или отчетом.

В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 знаков.

Порядок сортировки зависит от языка, указанного в поле Порядок сортировки базы данных (на вкладке Общие диалогового окна Параметры) в момент создания базы данных. Если база данных содержит связанные таблицы из базы данных, использующей порядок сортировки для другого языка, Microsoft Access использует порядок сортировки, указанный для базы данных, содержащей связь с таблицей, а не для базы данных, в которой хранится сама таблица.

Если бланк запроса или фильтра содержит знак "звездочка" из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать.

Для сортировки значений дат и времени от более ранних к более поздним используйте порядок сортировки по возрастанию. Для сортировки от более поздних значений к более ранним используйте сортировку по убыванию.

Числа, хранящиеся в текстовых полях, сортируются как строки знаков, а не как числовые значения. Поэтому для выполнения их сортировки в числовом порядке все текстовые строки должны иметь одинаковую длину. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк "1", "2", "11" и "22" будет "1", "11", "2", "22". В начало строк с меньшим количеством знаков следует добавить незначащие нули, например: "01", "02", "11", "22". Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих значения Null , будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец "Возраст" является текстовым полем, содержащим числовые значения, то для расположения записей этого столбца в должном порядке можно указать в ячейке Поле функцию Val ([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать нужный порядок сортировки. Если числовые значения или значения дат хранятся только в текстовом поле, рекомендуется изменить тип данных этого поля таблицы на числовой, денежный или даты/времени. После выполнения сортировки по этому полю числа или даты будут располагаться в надлежащем порядке без ввода дополнительных нулей.

При сортировке поля по возрастанию записи, в которых это поле пусто (содержит значение Null), ставятся в начало списка. Если поле содержит как записи со значениями Null, так и записи с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля со значениями Null, а сразу за ними поля с пустыми строками.

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация - это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация - это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок. Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок, с похожими данными, сгруппированными вместе. В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам. Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

• Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
• Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
• Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания. Восходящий означает идти вверх, так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть. Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные, которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад, вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров, которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит, Не содержит, Ends С, и не заканчивается. Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

• Равные значения, которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
• Не равен, что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
• Начинается с, который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
• Не начинается с, включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно, вы можете выбрать:

• Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
• Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
• Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Свойство OrderBy (Порядок сортировки) служит для определения способа сортировки записей в форме, запросе, отчете или таблице. Возвращает доступное для чтения и записи значение типа String .

выражение .OrderBy

выражение (обязательно). Выражение, возвращающее один из объектов из списка "Применение".

Замечания

Свойство OrderBy является строковым выражением, представляющим имя поля или полей, по которым вы хотите отсортировать записи. При использовании нескольких полей их имена разделяются запятыми (,). Свойство OrderBy служит для сохранения значения сортировки и применения его в дальнейшем. Значения свойства OrderBy сохраняются вместе с объектами, в которых они создаются. Они загружаются автоматически при открытии объекта, однако не применяются автоматически.

При настройке свойства OrderBy путем ввода одного или нескольких имен полей записи сортируются в алфавитном порядке. Аналогичным образом Visual Basic для приложений (VBA) по умолчанию сортирует эти поля в порядке возрастания.

Если вы хотите отсортировать записи по убыванию, введите DESC в конце строкового выражения. Например, для сортировки записей клиентов по именам контактов в порядке убывания задайте для свойства OrderBy значение "ИмяКонтакта DESC".

Свойство OrderBy можно задать с помощью страницы свойств объекта, макроса или VBA.

Для отчетов свойству OrderByOn (Сортировка включена) необходимо присвоить значение Yes (Да), чтобы применить порядок сортировки, указанный свойством OrderBy объекта. Для форм следует выбрать поле, по которому будут сортироваться записи, и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть нужный порядок сортировки. Свойство OrderByOn также можно задать для форм или отчетов с помощью VBA.

Если задать свойство OrderBy для открытого отчета, будут запущены процедуры обработки событий Close (Закрытие) и Open (Открытие) отчета.

Примечание: Когда создается объект, он наследует свойства RecordSource (Источник записей), Filter (Фильтр), OrderBy (Порядок сортировки) и OrderByOn (Сортировка включена) таблицы или запроса, из которых он создан. Для форм и отчетов унаследованные фильтры не применяются автоматически при открытии объекта.

Сортировка данных может привести к более эффективной работе с отчетом или формой. Например, Каталог продуктов, в котором перечислены продукты в алфавитном порядке или на основе цены за единицу, намного проще использовать, чем в списке элементов в произвольном порядке.

В этой статье объясняется, как сортировать записи при просмотре и разработке таблицы, запроса, формы или отчета.

В этой статье

Введение

Вы можете отсортировать записи в таблице, запросе, форме или отчете в одном или нескольких полях. С минимальными трудозатратами по проектированию вы и пользователи формы или отчета могут выбрать способ сортировки записей.

Например, при создании отчета по каталогу продуктов можно указать список продуктов в алфавитном порядке. Порядок, который вы выбираете при проектировании объекта, становится порядком сортировки объекта по умолчанию. Но при просмотре запроса или отчета каждый пользователь может сортировать записи по мере необходимости, например по цене или по поставщику.

Примечание: Представление можно сортировать по любому полю, которое отображается в представлении, за исключением полей, содержащих вложения или объекты OLE.

Чтобы настроить результаты, можно выполнить сортировку записей по нескольким полям. При сортировке по нескольким полям важно определить, что называется самым внешним и внутренним полями сортировки. Чтобы получить нужные результаты, необходимо указать соответствующие поля в качестве внутренних и внешних полей сортировки. В качестве примера предположим, что вы хотите отсортировать таблицу контактов в полях FirstName и LastName. Если вы хотите, чтобы первые имена были отсортированы от А до Я (или от Я до А) внутри каждого фамилии, то имя является самым внутренним полем. С другой стороной, если вы хотите, чтобы последние имена были отсортированы внутри каждого имени, фамилия - это самое внутреннее поле. Другими словами, записи сортируются первыми (самые дальние) в поле "Фамилия", а затем в поле "имя" нажмите Next (внутренняя).

1. фамилия - это самое внешнее поле, а FirstName - самое внутреннее поле.

2. имя - это самое внешнее поле, а LastName - самое внутреннее поле.

Обратите внимание на то, что при применении порядка сортировки числа, текст и специальные символы сортируются в соответствии с выбранным языком и региональными параметрами компьютера. Если языковые и региональные параметры, указанные в диалоговом окне " Параметры Access ", не соответствуют ожиданиям, возможно, итоговые заказы на сортировку не соответствуют ожидаемым.

Проверка или изменение языка или региона, используемого по умолчанию

Чтобы проверить параметры языка в Access, нажмите файл _гт_ Параметры . На вкладке Общие в разделе Создание баз данных проверьте или измените значение в поле со списком порядок сортировки базы данных . Установите параметр Общие , если вы хотите использовать один из этих языков: африкаанс, албанский, арабский, баскский (Баскский), болгарскИй, британский, итальянский, английский, Фаероесе, индонезийский, немецкий (стандартный), Греческий, иврит, хинди, отличный от друга. Португальский, Русский, Сербский, суахили и урду. Обратите внимание, что этот параметр влияет только на новые базы данных. Чтобы применить этот параметр к существующей базе данных, сначала необходимо Сжать базу данных.

Чтобы сжать базу данных:

Выберите Инструменты для работы с базами данных _гт_ Сжатие и восстановление базы данных .

Сведения о том, как ознакомиться с региональными параметрами вашего компьютера, см. в разделе Изменение региональных параметров Windows для изменения внешнего вида некоторых типов данных .

Сортировка записей в представлении

Примечание: В Access сортировка отчета немного отличается от сортировки таблицы, запроса или формы.

Сортировка отчета

Откройте отчет в режиме макета или конструктора.

Если область не открыта, в группе Группировка _амп_ итогов (на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке конструктор в режиме конструктора) нажмите кнопку Группировать _амп_ сортировка .

Выполните одно из указанных ниже действий.

• Если отчет не содержит группировки и сортировки, нажмите кнопку Добавить группу в области Группировка, сортировка и итоги , а затем выберите самое внешнее поле сортировки. Щелкните стрелку рядом с кнопкой раскрывающегося списка и выберите способ упорядочения значений. Нажмите кнопку Дополнительно , а затем щелкните стрелку справа от раздела верхний колонтитул и выберите пункт без раздела заголовка . Повторите эти действия для каждого поля сортировки, в нижней части которого находится поле для сортировки.

  Если отчет уже сгруппирован или отсортирован, проверьте существующие уровни и внимательно внесите изменения. Чтобы изменить поле, используйте первую стрелку раскрывающегося списка. Чтобы изменить порядок, щелкните стрелку раскрывающегося списка. Чтобы изменить уровень группировки на только уровень сортировки, замените раздел заголовка на без раздела заголовка .

Совет: Чтобы отсортировать отчет по одному полю, откройте отчет в режиме макета, щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите нужную команду Сортировка. Например, если выбрать поле возраст, выберите вариант Сортировка от минимального к максимальному или Сортировка от максимального к минимальному . Но если отчет сгруппирован или вы хотите отсортировать данные по нескольким полям, необходимо использовать область Группировка, сортировка и итоги .

Сортировка таблицы, запроса или формы

Помните, что вы не можете удалить порядок сортировки только из одного поля. Чтобы отменить сортировку по всем полям сортировки, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтр нажмите кнопку Очистить все сортировки , а затем примените нужные порядок сортировки.

Дополнительные сценарии сортировки

При использовании команд сортировки тип данных поля и полные значения каждого поля используются для определения порядка записей. Но что делать, если вы хотите, чтобы текстовые значения (например, понедельник, вторник и т. д.) были отсортированы в настраиваемом порядке, а не в алфавитном порядке? Или вы хотите отсортировать текстовое поле, содержащее IP-адреса? Если команды сортировки не соответствуют требованиям сортировки, см. следующие статьи:

Удаление порядка сортировки

Чтобы удалить порядок сортировки из таблицы, запроса или формы, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтра нажмите кнопку Очистить все .

Порядок сортировки будет удален из всех полей представления.

Чтобы удалить порядок сортировки в отчете, откройте область Группировка , сортировка и итоги , выбрав команду Сортировка в группе Группировка _амп_ группировки (на вкладке Формат в режиме макета на вкладке конструктор в режиме конструктора). Затем выберите уровень сортировки, который вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить . Запись, соответствующая полю сортировки, будет начинаться с слов Sort by . Не удаляйте записи, которые начинаются с Group By , так как это приведет к изменению макета отчета.

Сохранение порядка сортировки с помощью объекта

Последний примененный порядок сортировки автоматически сохраняется вместе с таблицей, запросом, формой или отчетом. Если вы хотите, чтобы она автоматически применялась в следующий раз, когда вы откроете объект, убедитесь, что для свойства ордербйонлоад объекта задано значение Да .

Поскольку последний примененный порядок сортировки меняется со времени на время, может потребоваться задать постоянный порядок сортировки (или значение по умолчанию). Вы можете указать порядок сортировки по умолчанию для запроса или отчета. Важно отметить, что несмотря на то, что порядок сортировки по умолчанию не перезаписывается текущим или последним сохраненным порядком сортировки, он применяется только в том случае, если в представлении удаляется текущий или последний порядок сортировки.

Чтобы просмотреть записи, отсортированные в порядке сортировки по умолчанию, на вкладке Главная в группе Сортировка _амп_ фильтра нажмите кнопку Очистить все . Это приведет к удалению текущего или последнего фильтра из представления и позволяет просматривать записи в порядке, заданном по умолчанию.

Лекция 15. Создание отчетов средствами MS Access

Отчеты представляют собой формат вывода информации в виде бумажного документа. По сравнению с формами, которые тоже могут выводиться на печать, отчеты обладают двумя принципиальными отличиями:

§ предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

§ отчеты могут быть использованы для получения эстетично оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных итоговых запросах.

Окно отчета и его инструменты

Все инструменты, используемые для создания отчета эквиваленты соответствующим инструментам создания форм: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки . Среди всех вышеперечисленных средств, новым является только мастер создания почтовых наклеек. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, выполнить их форматирование для использования в качестве почтовых наклеек, имеет жесткую специализацию и поэтому в настоящем курсе лекций не рассматривается.

Структура отчета в режиме конструктора практически полностью соответствует структуре формы и делится на разделы, имеющие то же назначение, но некоторые свои особенности:

§ «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию для всех страниц отчета, так как печатаются вверху и внизу каждой страницы соответственно, например, название документа, нумерация страниц, дата и время и т.д. Отобразить эти разделы можно командой меню Вид – Колонтитулы .

§ «Заголовок отчета» и «Примечание отчета» Печатаются только один раз в начале отчета и в конце отчета соответственно. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета. Если в этих разделах помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, то сумма рассчитывается для всего отчета. Включить эти разделы можно командой Вид - Заголовок/примечание отчета.

§ «Область данных» Раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

§ «Заголовок группы» и «Примечание группы» используются для реализации группировки в отчетах. Выводятся перед и после каждой новой группы записей, соответственно. Используется для печати названия группы и вычисления статистических функций. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в эти разделы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Линейка с делениями и сетка помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу.

Панель элементов практически полностью аналогична панели элементов форм и в комментариях не нуждается. Отображение панели элементов, аналогично формам, управляется командой Вид - Панель элементов , либо кнопкой Панель элементов на панели инструментов.

Для размещения полей таблиц или запросов в отчете удобно использовать окно «Список полей», которое можно включить командой Вид - Список полей .

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Для доступа к окну свойств компонента необходимо его выделить и нажать кнопку Свойства панели инструментов или выполнить команду меню Вид - Свойства . Описание окна свойств имеется в предыдущей лекции.

Вычисления в отчетах

В качестве значения свойства «Данные» практически любого объекта, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые определены разработчиком в модуле VBA . При необходимости можно использовать построитель выражений. Чтобы указать MS Access на необходимость использования выражения, ввод выражения обязательно должен начинаться со знака равно (=).

= [Стипендия]*0,5

Ссылаться можно только на поля данных размещенных на данной форме, либо на открытых отдельных формах. Во втором случае необходимо предусмотреть принудительное открытие форм содержащих требуемые данные, например средствами макросов.

Группировка в отчетах

Отчеты, в отличие от форм, позволяют выполнять группировку. Для включения группировки в отчет, используется окно «Сортировка и группировка», которое можно вызвать командой меню Вид-Сортировка и группировка (рисунок 15.1).

Рисунок 15.1 - Окно Сортировка и группировка.

В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Если начать ввод со знака (=), то можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

Для каждого поля или выражения можно определить диапазон группировки, т.е. данные можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов в значениях поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо определить создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, будет получена группа записей, в которых значения поля начинаются с букв А, Б, В и т.д.

Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается значение свойства «Группировка» - По первым знакам , а значение свойства Интервал определяет число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство «Группировка» в значение Интервал . В этом случае свойство «Интервал» определяет диапазоны группировки. Если в свойстве «Интервал» указано значение 10, то группы будут формироваться через интервал равный 10, например: от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.

Для полей даты/времени можно устанавливать значения свойства «Группировка»: По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам . Тогда свойство «Интервал» будет указывать на количество лет, кварталов, месяцев и т.д. в интервале.

Вычисление промежуточных итогов и итогов с накоплением

Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, - это получение итоговых величин по группам данных. Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Выражение в разделе группы, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных, т.е. не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но возможно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле. Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Цена содержит выражение [Цена за единицу]*[Количество] , то в разделе примечаний группы необходимо использовать выражение Sum([Цена за единицу]*[Количество]), а не Sum([Цена]) .

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.

Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство «Сумма с накоплением» любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. При размещении в области данных поля, для него устанавливается свойство «Данные» – значение поля для которого вычисляется сумма, а для свойства «Сумма с накоплением» - значение Для группы .

Контрольные вопросы

1. В чем основное назначение отчетов?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Что общего и в чем различие между основными разделами форм и отчетов?

4. Как создаются вычисляемые поля?

5. Как выполняется группировка в отчетах?

6. Как вычисляются общие итоги?

7. Как вычислить итоги с накоплением?

8. Назовите механизм настройки отчетов.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1 . Создание отчета «Читатели библиотеки» при помощи мастера, по следующему описанию:

1. В окне «Базы данных» выполните переход в категорию «Отчеты».

2. Откройте окно мастера отчетов командой «Создание отчета с помощью мастера». Откроется окно диалога «Создание отчетов» (рисунок 15.2).

3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» укажите таблицу «Читатели».

4. Из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» перенесите все поля таблицы. Нажмите кнопку Далее .

5. На данном этапе предлагается выбрать уровень группировки, но группировка не планируется, поэтому просто нажимаем кнопку Далее .

6. Установим порядок сортировки по полю «ФИО», затем нажмем кнопку Далее .

7. Выберем вид отчета – табличный для продолжения нажимаем кнопку Далее .

8. Выберем стиль текста отчета – сжатый . Нажмем кнопку Далее .

9. Укажем имя отчета Читатели библиотеки и нажмем кнопку Готово . Результат создания отчета изображен на рисунке 15.3

Рисунок 15.2 – Диалоговое окно «Создание отчетов»

Рисунок 15.3 – Фрагмент отчета «Читатели библиотеки»

Задание 2. Отредактируйте отчет «Читатели библиотеки» в режиме конструктора.

Задание 3 . Создайте собственный отчет для БД ИС «Библиотека» позволяющий выводить читательские билеты, по виду приближенные к настоящим.

Задание 4. Создайте отчет, предоставляющий информацию о количестве книг у каждого из читателей.