Как работать с электронной почтой. Продолжение. Простое руководство для эффективной работы с электронной почтой

Ошибка большинства людей заключается в том, что они недооценивают важность создания системы работы с электронными сообщениями. Один из способов - представить себе работу с электронной почтой в виде последовательности следующих шагов.

1 - Доступ к электронной почте
2 - Партия писем
3 - Проверка входящей корреспонденции
4 - Удаление
5 - Исполнение
6 - Хранение

1. ДОСТУП К ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

Первый шаг - составить расписание, в какое время вы будете ежедневно проверять свою электронную почту. Обычно большинству людей достаточно проверять электронную почту четыре раза в день:

1. Первым делом с утра. Большинство людей начинают свой рабочий день с проверки электронной почты, чтобы убедиться, что не пропустили что-то срочное.

2. Перед обеденным перерывом. Время обеда - вполне естественная пауза в вашей деловой активности; чтобы сделать это время более продуктивным, можно проверить электронную почту.

3. Середина второй половины дня. Это еще одна естественная пауза, когда вам нужно сделать перерыв или вы собираетесь уходить на деловую встречу.

4. Конец рабочего дня. Если вы максимально освободите папку входящей корреспонденции, прежде чем покинете рабочее место, то на следующее утро сразу перейдете к просмотру новых сообщений. Если вы уверены, что в последнюю минуту не возникло никаких срочных дел, которые вы оставили без внимания, это гарантирует более спокойный вечер вам и вашим коллегам.

Для большинства людей оптимальный вариант, меньше всего мешающий их рабочему процессу, - проверять почту четыре раза в день и выделять не более 15 минут на каждую «сессию» работы с электронной почтой.

2. ПАРТИЯ ПИСЕМ

Важно понимать, что четырежды в день вы обрабатываете электронную корреспонденцию. Это отнюдь не значит, что вы сразу же должны ответить на все сообщения, требующие ответа, или в течение 15 минут написать все электронные письма, которые планировали отправить. Вы должны принять тот факт, что ваша папка входящей корреспонденции - это не что иное, как партия писем, ожидающая, чтобы ее разобрали.

3. ПРОВЕРКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Следующий шаг - проверка всех сообщений, что отнюдь не означает, что вы должны читать каждое. Зачастую решение по поводу электронного письма можно принять, исходя из его темы или нескольких первых строк. Существенную часть нашей корреспонденции составляют рассылки и информационные бюллетени. Если вы отраслевой аналитик, возможно, информационный бюллетень -
самый важный для вас документ и вы ежедневно его внимательно изучаете. Однако для остальных это не так, и можно быстро определить, является ли эта рассылка для нас важной или полезной. Не все электронные письма требуют ответа: это, например, те письма, где вы указаны в копии, или же тема сообщения подразумевает, что вы просто должны ознакомиться с данной информацией.

4. УДАЛЕНИЕ

Если ваша основная цель - освободить папку входящей корреспонденции, один из самых простых способов этого добиться - удалять сообщения. Если, прочитав информационную рассылку, вы пришли к выводу, что эта информация для вас бесполезна, откажитесь от этой рассылки. Вы об этом не пожалеете, и вам не нужно будет больше тратить время на ее обработку. Удаляйте все сообщения, которые не требуют от вас дальнейших действий.

Если вы вдруг обнаружите, что удаляете все сообщения, приходящие с определенного адреса, задумайтесь, почему так происходит.

5. ИСПОЛНЕНИЕ

Точно так же как при работе с бумажной документацией, желательно, чтобы вы не возвращались к прочитанным письмам повторно.

Если вам требуется всего несколько минут, чтобы ответить на сообщение или переслать его, сделайте это сразу. Следует по возможности сразу отвечать на сообщения, в которых подтверждается или назначается время встречи, запрашивается информация о ваших контактах, содержатся какие-то вопросы или просьбы, если, конечно, это не займет у вас много времени.

Если вы понимаете, что вам нужна дополнительная информация, привлечение других людей или время на размышление, то ответить на такое письмо сразу не получится. Вам нужно будет предпринять какие-то действия позже: возможно, решить, действительно ли вы на это письмо должны отвечать и что-то делать. Если нет, то можете сразу направить письмо нужному человеку. Прежде чем вы делегируете задачу, некоторое время может уйти на определение того, кто
же должен быть ответственным лицом. Если письмо требует от вас действий, сохраните только значимую часть информации, а само письмо удалите. Освобождайте вашу папку входящей корреспонденции от подобных сообщений, а нужную информацию храните, например, в системе для отслеживания работы по вашим проектам, в календаре или системе планирования, чтобы быть уверенным, что вы это выполните. Именно это и есть исполнение - уверенность в том, что все, что нужно сделать, будет сделано.

6. ХРАНЕНИЕ

Если электронное сообщение нельзя удалить (или отреагировать на него, а потом удалить), возникает необходимость его сохранить.

Первостепенная причина, по которой это может понадобиться, заключается в том, что вам потребуется сослаться на этот документ в будущем (например, это сведения о чем-либо, принятое решение, инструкция, отчет о ходе работ и прочее). Если вдруг у вас не окажется документа, на который вы можете сослаться, это будет иметь для вас неблагоприятные последствия.

Нет единственно верного способа хранения электронных сообщений. Вы должны придумать систему, эффективную лично для вас.

Один из вариантов - система подпапок в вашей папке входящей корреспонденции. Сортировать подпапки можно по темам, категориям, клиентам или проектам в зависимости от того, какого рода сообщения вы обычно получаете. Многие создают отдельную папку под названием «Обработанные письма», куда складывают все проверенные сообщения и сообщения, требующие дальнейших действий.

Какую бы систему хранения электронной корреспонденции вы ни выбрали, помните, что единственное место, где вы не должны ее хранить, - это ваша папка «Входящие». Помните и о том, что работа с электронной почтой не должна занимать у вас 24 часа в сутки семь дней в неделю. Поддержание порядка в электронном ящике в заранее определенное время сэкономит вам несколько часов в неделю, снизит уровень стресса, который вы испытываете, опасаясь упустить что-то из виду, а также повысит эффективность при работе с тем, что действительно важно. Это простые принципы, которые легко запомнить.

Пишите в этом поле краткую и ясную информацию, отражающую суть письма. Добавляйте слово срочно в случае необходимости немедленного прочтения. Это сориентирует собеседника о чем речь в письме, а также поможет в будущем быстро найти интересующее письмо в архиве.
Если в результате переписки тема изменилась - измените её в этом поле.

2. Отключите CapsLock
Не пишите текст письма и тему заглавными буквами. Многие люди считают это дурным тоном, так как это выражает кричащий тон. Как впрочем и большое количество восклицательных знаков в конце предложения.

3. Краткость - сестра таланта
Старайтесь не писать длинные письма, четко и кратко формулируйте информацию, это экономит время адресата.

4. Прикрепленные файлы
Если Вам нужно отправить только файл, то все равно в тексте письма нужно написать краткую информацию. Например, "Отправляю инструкцию по работе с электронной почтой ". Не оставляйте такие письма пустыми, из прикрепленного письма не всегда понятно, о чем идет речь.
Если Вы получили пустое письмо с прикрепленным файлом с неизвестного адреса, то открывать его не рекомендуется. Большая вероятность, что там вирус.

5. Ответить или Ответить всем

Обратите внимание на эти две кнопки при получении письма. Назначение у них разное! Отправитель может прислать не личное письмо, а сделать групповую рассылку. При этом в копии письма Вы можете увидеть всех адресатов. Именно в этом случае появляется кнопка "Ответить всем". Нажимайте на кнопку "Ответить всем" в случае, когда необходимо донести информацию всем, кто в копии. Если же Вы хотите ответить только отправителю, то нужно нажать кнопку "Ответить".

6. Цепочка писем
Отвечая на письмо, не стирайте исходное. Получив Ваш ответ без исходного текста, адресат может уже не помнить, в чем был вопрос и будет вынужден искать свое отправленное письмо.

7. Подписывайте письма
Это не только правила хорошего тона написать "С уважением, ...". В подписи принято указывать полное ФИО, должность, название организации и контактный телефон. Таким образом Вы однозначно идентифицируете себя и при необходимости с Вами можно будет быстро связаться.
В настройках электронной почты можно задать автоматическую подпись, эти слова будут добавляться во всех новых письмах автоматически.

7. Слово не воробей, вылетит - не поймаешь
Перед отправкой перечитайте письмо, постарайтесь не отвечать сразу на эмоциональные письма, чтобы позже не пожалеть об этом.
Помните, что Ваше письмо могут переслать случайно или специально, поэтому конфиденциальную информацию не следует отправлять электронной почтой.

8. Изучите настройки электронной почты
Потратив один раз время на изучение настроек своей почты, Вы в будущем его сэкономите. Именно в настройках можно задать личную подпись, настроить сбор почты с других почтовых ящиков, создать иерархию папок, добавить фильтры и многое другое.

9. Уделите внимание безопасности электронной почты

Придумывайте сложный пароль, не записывайте его на бумажке рядом с компьютером, периодически его меняйте.
При заходе в электронную почту с чужого компьютера, не нажимайте запомнить пароль.
Не забывайте выйти из электронной почты при работе на чужом устройстве.
Не открывайте файлы, полученные с незнакомых писем.
Проверяйте прикрепленные файлы на вирусы.
Нежелательные письма отправляйте в спам.

10. Смайлики
В официальных письмах смайлики не принято использовать, а в переписке с друзьями можно добавить, чтобы придать эмоции письму.
Ниже наиболее популярные:

Последние несколько лет моим одним из самых эффективных инструментов является электронная почта. Замечу, что эффективным этот инструмент будет только тогда, когда им научишься управлять, а не пускать дело на самотек. я писала немного раньше.

Для начала мы должны четко понимать, для чего нам нужна электронная почта. ВикипедиЯ подсказывает: для получения, отправки и пересылке почтовых сообщений. Предназначение электронной почты - сделать жизнь и работу людей эффективной. А на деле не все так просто получается.

По статистике, в среднем, количество принимаемых сообщений человеком больше 100 писем в день. Это огромная цифра. И она продолжает расти, что приводит к тому, что человек уже не в состоянии качественно обработать полученную информацию из-за нехватки времени.

Именно этот вопрос, как правильно работать с электронной почтой, волнует многих людей. Переизбыток непроверенной почты приводит к стрессовому состоянию и понижает производительность труда.

Вы тоже оказывались в подобной ситуации? Тогда эта статья для вас.

Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.

Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.

Работа с электронной почтой

Итак, начнем. Мои эффективные правила работы с электронной почтой нужны мне для того, чтобы:

Повышать свою эффективность
Всегда быть для своих корреспондентов обязательным и корректным человеком.
Всегда знать, как я переработала почтовую корреспонденцию.
Никогда не терять входящие письма.

Есть несколько принципов работы с почтой:

1. Использовать папку «Входящие» как контрольный лист, и оставлять в ней необработанные сообщения.

2. Завести под каждый проект, категорию отдельные папки. Это поможет быстро найти нужную информацию.

3. Активно использовать применение ярлыков, отметок цветом. Это сделает заметным для визуального восприятия сортировку писем.

4. Досконально изучить и знать систему настроек в почтовом аккаунте. Это поможет эффективно ею управлять.

5. Определить время, которое вы готовы уделить работе с почтой. Например, 30 минут с утра и 30 минут вечером. И ни минуты больше.

6. Если позволяют условия работы, отключить функцию всплывающих оповещений о новых письмах. Так вы будете меньше отвлекаться.

7. Отписаться от неактуальных рассылок.

8. в течение суток.

9. Сохранять все отправленные письма. Всегда может что-нибудь пригодиться. Сегодня я таким образом нашла скан своего паспорта.

10. Уметь определить признаки, по которым будете обрабатывать и сортировать почту.

Техника работы с электронной почтой

Если хорошо помнить правило первое, то наша цель при разборе почты - оставить во входящих как можно меньше писем.

При этом, вторая задача, не менее важная - рассортировать все письма по категориям, специфике и важности. В папке «Входящие» можно оставлять письма, которые требуют от вас немедленного или скорого ответа. Их также можно сразу отметить цветными метками или ярлыками. Добавлю, что я, в основном, пользуюсь почтовой программой G-mail, имея еще несколько аккаунтов в других почтовых программах.

Как работают с электронной почтой другие

Как-то я смотрела видео о работе с почтовым ящиком , где автор показывал, как он лихо расправляется с двумя сотнями писем за несколько минут. Естественно, заманивающий заголовок и меня заставил посмотреть, как это можно сделать, так как эффективного ответа на этот вопрос я не знала. Оказалось, что его принцип работы строится на удалении писем и оставлении важных и нужных во Входящих. Удивил! Так любой сможет. Вывод сделала быстро: мне такая техника не подходит.

Режем по-живому

Согласитесь, что львиная доля писем - это нужные нам рассылки и кладезь информации. И когда нам советуют отписаться от многих из них, признайтесь честно, - у кого рука поднялась отписаться от своего выбора? Раз мы это выбирали, значит нам это нужно и важно. Тем не менее, я тоже посоветую отписаться от тех рассылок, которые менее актуальны сегодня для вас. Это похоже на чистку своего гардероба - и выбросить жалко, и не ношу уже сколько времени…

Убедите себя тем, что в крайнем случае вы знаете, где находится эта рассылка, и в случае необходимости, вы всегда можете посмотреть там информацию или подписаться снова.

К выбору названий для папок подойдите серьезно. Здесь нельзя дать совет для всех сразу - очень многое зависит от индивидуальности человека. Знаю, что очень многие люди предпочитают любые рассылки, письма, относящиеся к тем продаж помещать в папку с названием Продажи. Этот вариант тоже работает. Мои папки могут иметь имя и фамилию человека, от которого приходят письма, в том числе и по теме продаж, и по названию рассылок. То есть, теме Продаж в моей почте соответствует не одна папка, а несколько. В них я хорошо ориентируюсь. Личный бренд автора для меня имеет значение.

Структурируйте исходящие письма

Структурировать исходящие письма тоже несложно. Присвойте им ярлыки или метки, так они быстрее найдутся в нужный момент. Создайте папки для самых важных из них и используйте перемещение. Например, во время моей работы над несколькими проектами одновременно, мне приходилось отправлять клиентам похожие письма и вести переписку. Создав папку с названием проекта, после отправки письма я перемещала в нее нужные письма.

При первичном разборе почты стараюсь бегло просматривать письма и определять, в какую категорию их надо переместить. Разделяю их также по степени важности и срочности: срочные - неважные; срочные - важные; несрочные - неважные: несрочные - важные. Важные письма, которые требуют от меня ответа или определенной работы сегодня, оставляю в папке Входящие, после выполнения работы перемещаю в соответствующую папку.

Если я понимаю, что тема письма будет актуальна для меня в ближайшем будущем, то тогда я позволяю себе сообщение переместить в папку непрочитанным. В нужное время до него дойдут руки обязательно.

Обращаю внимание, все перечисленные способы родились не за один день, и даже не за два. Уже сегодня многие компании задумываются о разработке и внедрении правил работы с электронной почтой. Эффективное управление и организация времени станут необходимыми качествами в работе для всех компаний.

Если вы не будете управлять своей почтой, то в скором времени она будет управлять вами, что приведет к ненужному стрессу. Разработайте свои правила работы с электронной почтой.

С использованием и применением этих правил вы станете эффективными в своей деловой жизни. Друзья, успехов вам в ваших делах! Будьте эффективными, и не забудьте И как всегда, буду признательна вам за ваши комментарии и ретвиты, и ваши личные советы.

Люди в современном мире все больше времени проводят в Интернете - ищут и находят работу, читают новости, общаются в , узнают погоду, покупают, продают, зарабатывают деньги, экономят, знакомятся, смотрят фильмы, слушают музыку, а часто просто бездельничают. Сегодня сложно найти человека, который не знает, что такое поисковая система, режим онлайн, аська, блоги, как пользоваться электронной почтой. Но таковые все же имеются, и для них предназначен этот текст.

В привычном понимании почта - это обмен письмами и посылками. Пока сила человеческой мысли не дошла до того уровня, чтобы через электронную почту отправлять посылки, но, возможно, и это осуществится в недалеком будущем. Несмотря на это, у электронной почты имеется множество достоинств.

1. В электронном письме можно отправить не только сообщения в виде текста, но и прикрепить к письму файлы: таблицы, фотографии, рисунки, видео, презентации и так далее. Письма можно удалять, пересылать другим людям, хранить, фильтровать.

2. Электронная почта позволяет доставить корреспонденцию (информацию) мгновенно, экономя массу времени и сил.

3. Не нужно ходить в почтовое отделение, так как пользоваться электронной почтой можно, не выходя из дома, при наличии Интернета и компьютера.

4. Экономичность - нет необходимости платить за каждое письмо, независимо от объема информации в нем. Достаточно, чтобы услуга предоставления Интернета была своевременно оплачена провайдеру.

5. Оперативность - проверить почту и ответить на письмо можно даже с мобильного телефона с доступом к Интернету.

Итак, ответим на вопрос: "Как пользоваться электронной почтой"?

Для начала нужно зайти на сайт определенной поисковой или почтовой системы, например, "Яндекс", "Гугл", "Рамблер", "Мэйл.ру" и проч.

Попробуем на примере завести почту на "Гугле". В верхней части сайта следует найти и нажать "Почта", появится новое окно для входа в почту и в свой аккаунт. Поскольку пока у вас почты в "Гугле" нет, нажимаете красную кнопку в правом верхнем углу - "Создать аккаунт". Далее заполняются личные данные - имя, фамилия, имя пользователя, пароль, пол, дата рождения, мобильный телефон, адрес запасной почты. создаете сами, оно должно быть уникальным (если уже есть пользователь с таким логином, система вас предупредит и попросит ввести другое имя), состоять из латинских букв, длина имени от 6 до 30 знаков. Имейте в виду, что если вы собираетесь вести деловую переписку через электронную почту, то следует придумывать и выбирать более сдержанные логины.

Далее необходимо ввести пароль для почты. Он должен быть достаточно надежным, желательно, чтобы содержал прописные и символы и цифры, длина - не менее 8 знаков. Вводим пароль еще раз, чтобы подтвердить его.

Дату рождения на данном сайте необходимо указать, чтобы иметь доступ к материалам в соответствии с вашим возрастом. Дело в том, что аккаунт Google позволяет иметь доступ к таким службам как Gmail (почта), YouTube (видео-портал) и Google+ (социальная сеть). Можно настроить аккаунт так, чтобы ваш возраст никто не видел.

Пол, а также номер мобильного телефона заполняется по усмотрению пользователя.

Чтобы зарегистрировать почту, осталось только доказать, что вы реально существующий человек (а не робот), и ввести на клавиатуре указанные латинские буквы. Если знаки сложно читаются, можете нажать на знак "Аудио", система будет вам их диктовать. Если же нет желания этим заниматься, укажите номер мобильного телефона. На ваш телефон в виде СМС придет код подтверждения, его нужно будет ввести в поле "Подтвердите аккаунт".

Итак, у вас есть свой электронный почтовый ящик, вы можете отправлять и получать письма. Как писать письмо? Находим кнопку "Написать письмо", в появившемся окне в поле "Кому" пишем адрес получателя. Если хотите, чтобы копию письма получил еще кто-то, в поле "Копия" указываете еще один электронный адрес. Поле "Тема" можно оставить пустым, но если вы укажете предмет и суть письма, получателю будет удобнее. В письме можете писать текст, форматировать его, кнопкой "Прикрепить" или значком "Скрепка" прикрепить файлы, вставлять ссылки, фото, рисунки, сохранить черновик письма. Перед тем как нажать кнопку "отправить", можно проверить орфографию. Если вы хотите точно знать, получил и прочитал ли его адресат, поставьте галочку в пункте "Уведомить о прочтении".

Читать полученные письма проще - просто нужно кликнуть на новое письмо (оно обычно выделено жирным шрифтом). Если вы не желаете больше получать письма от какого-либо автора, можете пометить одно из них как спам. Далее все письма с этого адреса будут автоматически направляться в папку "Спам". Итак, теперь вы имеете представление о том, как пользоваться электронной почтой, можете переписываться с деловыми партнерами и друзьями, регистрироваться в социальных сетях, совершать покупки через Интернет и многое-многое другое.

1. ДОСТУП К ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

2. ПАРТИЯ ПИСЕМ

3. ПРОВЕРКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

4. УДАЛЕНИЕ

5. ИСПОЛНЕНИЕ

6. ХРАНЕНИЕ

Так много интересного предлагает сегодня интернет, и мы стараемся не потерять информацию - подписываемся на различные рассылки, переписываемся с друзьями и заводим новые знакомства, используем почту в деловой переписке.

Как правильно организовать работу своей электронной почты? Этот вопрос волнует многих.

Существуют правила в деловой переписке с помощью электронной почты. За время её использования появились некоторые наработки по правилам работы и с электронной почтой. Это стало необходимо для того чтобы быть в курсе событий, не терять входящую информацию и оперативно на неё реагировать. Думаю, что знания о том, как работать со своей электронной почтой будут полезны многим.

Как правильно организовать работу электронной почты?

♦ Проверяйте почту в четко отведенное для этого время

Электронная почта обычно не является передачей неотложной информации, её используют для не срочных дел.

Для срочной информации есть телефоны, а в офисе её могут передать и лично. Поэтому если не оговорено заранее, что вам сейчас придет по почте важное письмо, то не проверяйте почту постоянно. Просто закройте программу на компьютере, на время основной работы, чтобы во вкладке браузера или во всплывающем окошке не видеть постоянно приходящие письма. Это не будет отвлекать от важных дел.

И, как ни странно, почта при этом будет разобрана за меньший промежуток времени, потому что мы будем ею заниматься целенаправленно, отведя специально время утром и вечером, а возможно и всего один раз в день. Это зависит от обстоятельств и рода вашей деятельности.

Все это, конечно, не касается тех, чья работа заключается в ответе на электронные письма, например в службе поддержки.

♦ Каждый вечер очищайте папку «Входящие»

Папка «Входящие» - это место сбора всей поступающей информации, которую нужно научиться быстро рассортировать.

Для того чтобы рассортировать письма по темам нам нужно дополнительно создать несколько важных папок. Например «Ответить», «Личное», «Работа», «Интересное», «Важное» и «Персоналии».

В каждой папке создайте подпапки. Папка «Персоналии» может содержать переписку с важными для вас людьми. К примеру, в этой папке создаем подпапку «Иванов И.И.» и оговариваем правило (фильтр) в почтовом ящике, что все письма от Иванова И.И. будут сразу же отправляться в эту папку. Можно не волноваться, что вы пропустите это письмо, ведь в меню рядом с названием папки будет высвечиваться значок, что в этой папке находится не прочитанное письмо.

Так мы поступаем со всеми важными для нас письмами.

♦ Очищаем почту от спама

Сортируя письма, нужно обязательно не желательные послания и те, на которые вы не подписывались отмечать как спам.

У почтовой программы есть функция фильтра спама. Она способна запоминать подобные письма и при повторном отправлении от этого автора, письмо попадет сразу в папку спам.

Если вы не очистили эту папку сами, то через 30 дней все письма автоматически из папки спам удаляются и вам не нужно об этом беспокоиться.

Никогда не отвечайте на нежелательные письма, потому что вашу электронную почту могут использовать мошенники.

Выполняя правила работы с электронной почтой, ваш рабочий день будет более эффективным - вы сможете занимать меньше времени на сортировку, ответы и написание писем. Вот некоторые конкретные советы:

Правила работы с электронной почтой

Установите конкретное время для работы с электронной почтой. По окончании этой работы отключайте почтовый ящик.
Изучите возможности и настройки почтового ящика. Это поможет вам быстро ориентироваться при работе с письмами.
Папку «Входящие» используйте как место сбора информации, которую нужно рассортировать. При этом используйте для пометок писем ярлыки. Каждый вечер эта папка должна быть пуста.
Настройте фильтры в почтовом ящике для раскладки важных писем сразу по тематическим папкам
Периодически чистите (отписывайтесь) рассылку от не интересных и не актуальных. Для этого установите график в календаре. Например, один раз в квартал. Чем чаще вы это делаете, тем меньше времени будет занимать такая чистка.
Ежедневно сортируйте письма в папке входящие и по возможности отвечайте на письма сразу.
Заготовьте заранее готовые шаблоны ответов на письма. Включите в свои ответы шаблон приветствия и подписи. Это существенно сэкономит время во время написания ответов на письма.
Старайтесь по возможности писать кратко. Дополнительную информацию прилагайте к письму отдельным файлом.
Вложенные в электронные письма файлы всегда проверяйте программой антивируса.
Соблюдайте правило: «одно письмо – одна тема». Так легче получателю работать с письмами.
Если вам от разных людей приходит один и тот же вопрос, то имеет смысл ответить публично на своем блоге или сайте и в письме дать ссылку на эту статью. Так вы сэкономите время на написание ответа и дадите полную информацию заинтересованным лицам.
Помните правило: чем меньше пишешь, тем меньше получаешь писем.
Сохраняйте архив отправленных писем.
Не предоставляйте пароль от аккаунта, где находится ваша почта третьим лицам.
Используйте функцию «Свойства письма», чтобы узнать дополнительную информацию о письме. Для этого нажмите на правую кнопку мышки в режиме чтения письма.

Пользоваться этими правилами или нет решать вам. Но при организации работы с почтовым ящиком нужно помнить, что перепиской должны управлять мы, а не она нами. Электронная почта должна облегчить нашу жизнь, а не делать её более загруженной.

Всем привет! Продолжим более подробно погружаться в функционал яндекса. В одной из статей мы с вами уже разбирались в том, . Сегодня продолжим эту тему и более подробно разберем как пользоваться яндекс почтой. Узнаем множество ранее незнакомых ее возможностей. раскроем максимум функций и «фишек» вашего почтового ящика.

Авторизация и предварительная настройка

Чтобы зайти в почту на Яндексе через браузер достаточно перейти на страницу yandex.ru , нажать на кнопку с соответствующим названием «Войти в почту» в правом верхнем углу страницы и в открывшемся окне ввести логин и пароль своего аккаунта.

Оказавшись на странице с письмами, стоит настроить работу почты под себя. Базовые возможности достаточно минималистичны, а настройки имеют много интересного. Предварительная настройка Яндекс-почты включает множество пунктов.

Начать стоит с посещения настроек аккаунта: кликните по значку вашего логина (по умолчанию в кружке изображены первые буквы имени и фамилии, указанные при регистрации) в верхнем правом углу страницы и в выпадающем меню выберите «Управление аккаунтом».

Здесь можно добавить фото, которое будут видеть все, кто получают от вас письма и отвечают на них, изменить персональные данные, добавить аккаунты соцсетей для быстрого входа без ввода пароля от Яндекса, а также улучшить безопасность аккаунта: настроить двухфакторную аутентификацию, пароли для приложений Яндекса или для самой почты, добавить дополнительный ящик для восстановления в случае потери доступа к этому аккаунту.

Для придания почте индивидуальности есть настройка интерфейса Яндекс-почты - это изменение скучной стандартной темы на что-то радующее глаз.

Для этого найдите значок шестеренки вверху справа главной страницы ящика. Кликнув по нему из выпадающего списка выберите пункт «Оформление» и примените любую понравившуюся тему. Теперь разбирать письма станет приятнее.

Как пользоваться электронной почтой на Яндексе

Электронная почта - это не только отправка и чтение корреспонденции. Вы можете сделать работу с письмами удобной и быстрой. Это особенно актуально для тех пользователей, кто пользуется Яндекс-почтой в рабочих целях и вынужден разбирать сотни е-мэйлов каждый день.

Создание и отправка писем

Для создания нового письма нажмите на большую кнопку «Написать» вверху страницы. Вас встретят поля:

«От кого»: здесь можно отредактировать имя отправителя или выбрать другое окончание адреса почтового ящика.

«Кому» в этой строке вы указываете полный адрес почты получателя со значком «@» и доменом почтового сервиса (например, @yandex.ru).

«Тема» укажите тематику письма, чтобы получатель быстрее понял о чем оно и от кого.

Ниже в окне редактора введите текст письма. Панель редактирования позволяет вставлять в письмо разнообразные элементы: списки, цитаты, гиперссылки, изображения, а также красиво оформлять текст.

Для активации функции оформления письма нужно кликнуть на кнопку «Без оформления».

Если подобное письмо вам предстоит отправить большому числу людей, то сохраните его как шаблон, чтобы не писать снова. Для этого, перед отправкой, в конце строки «Тема» кликните по слову «Шаблон». Кнопка «Отправить» доставит письмо адресату.

В случае, если вам нужно ответить на полученное письмо, пользоваться кнопкой «Написать» необязательно. Вы всегда можете нажать на «Ответить» в окне открытого письма, чтобы написать ответ.

Как отправить вместе с текстом фотографию и другие файлы

Если вы хотите кроме текста передать получателю какой-либо файл, есть три способа. В окне ввода текста письма на панели редактирования есть три значка - скрепки, яндекс диска и конверт.

Нажав первое, выберите файл на жестком диске вашего компьютера - при отправке письма он будет отправлен вместе с письмом как вложение.

Прикрепить фото к письму можно за четыре клика

Если отправляемый файл или фото находится на яндекс диске жмите на соответствующий значёк. В открывшемся окне выбирайте нужный файл и отправляйте его прямо из своего .

На мой взгляд, это самый удобный и быстрый вариант отправки файлов. Этот способ дает возможность отправлять файлы и фотографии при помощи смартфона. Вы можете прикрепить любое количество файлов и не только фотографий, но и текстовые документы, PDF-файлы, архивы и т. д. Ваш адресат получит письмо со ссылками на эти файлы и сможет их скачать с вашего яндекс диска.

Подробнее о загрузке фотографий в облачное хранилище яндекса вы можете прочитать в нашей статье: .

Если вам нужно отправить файл, который находится в почтовых вложениях кликайте значёк конверта в панели редактирования, выбирайте нужный файл из почты и прикрепляйте его к этому письму для отправки. Работает этот способ аналогично предыдущему. Так, если бы вы отправляли файл с яндекс диска.

Выбрав значок с картинкой в панели редактирования, можно вставить в текст письма фотографию, введя прямую ссылку на это изображение в интернете.

Работа с адресной книгой

Адресная книга - удобный способ собрать в одном месте всех важнейших адресатов. Открыть список ваших контактов можно кликнув по слову «Контакты» в верхней части главной страницы почты правее от надписи «Яндекс Почта».

В разделе «Контакты» можно вручную добавить контакт, заполнив все его данные в соответствующие поля.

Для настройки адресной книги нажмите на уже знакомую вам кнопку с шестеренкой и выберите пункт «Контакты».

Вы можете убрать или оставить галочку напротив автоматического сбора контактов, загрузить контакты из файла или сохранить уже имеющиеся контакты в файл.

Как найти необходимое письмо?

Если вам понадобился конкретный и-мэйл, а вы помните точное словосочетание из него или другие данные, то введите их в пустой строке рядом со словом «Найти» вверху страницы. Появится список с наилучшими совпадениями.

Что такое метки и как их использовать?

Метки - способ каталогизации писем по важности, тематике, адресатам (например: рабочие контакты, друзья, родственники, сервисы). Откройте любое письмо и в верхней строке после «Ответить, переслать, удалить…» вы увидите кнопку «Метка».

По умолчанию список вариантов мал, но в выпадающем меню можно выбрать «Новая метка». Придумайте ей название и выберите комфортный цвет. Теперь помеченное таким образом письмо легче найти в общем списке.

Вы также можете настроить автоматическую установку такой метки на аналогичные письма.

Как перемещать письма между папками?

Рядом с кнопкой «Метка» есть значок «В папку». Перемещение письма произойдет при выборе папки. Можно создавать свои папки, например «Письма от коллег» или «Особой важности».

Ускорение работы с почтой при помощи горячих клавиш

Находясь на главной странице почты нажмите клавишу «?» или просто «7» (зажимать Shift не нужно). Откроется мини-окошко со списком всех доступных горячих клавиш для более эффективной работы с письмами и контактами.

Если этот прием не сработал, нажмите на шестеренку и выберите «Прочие». Найдите пункт «Использовать горячие клавиши» - там должна стоять галочка. Для отключения комбинаций клавиш уберите ее.

Мобильное приложение Яндекс-почта: как пользоваться

В App Store для iOS и в Google Play для Android вы без труда найдете приложение Яндекс-почта. Оно пользуется большой популярностью и представляет собой удобный способ чтения и отправки писем с мобильного устройства.

Установив его на смартфон или планшет при первом запуске потребуется авторизация по логину и паролю. Доступ ко всем возможным функциям и папкам осуществляется по кнопке контекстного меню в верхнем левом углу экрана.

Приложение дублирует основные возможности браузерной почты. Для примера отметим: кнопка «написать письмо» находится в верхнем правом углу экрана.

Если забыли пароль от почты

Есть три способа восстановления доступа к ящику:

по номеру привязанного мобильного;
с помощью дополнительного ящика (если указан);
ответом на секретный вопрос.

Поэтому заранее позаботьтесь о том, чтобы в случае потери пароля вы могли воспользоваться любым из этих вариантов.

Удаление почтового ящика на Яндексе

Если почта вам больше не нужна, вы можете удалить аккаунт.

Зайдите в «Управление аккаунтом» и прокрутите страницу до самого низа.

Там есть бледная надпись «Удалить аккаунт».

Помните: при удалении аккаунта будут удалены все сервисы яндекса, которые были на нем активны включая яндекс диск с файлами, фотографии и альбомы. К тому же вы навсегда потеряете доступ к своему кошельку . Поэтому, если вы решили удалить аккаунт на яндексе взвесьте все «за» и «против» и подготовьтесь к этому заранее.

Умение работать с электронной почтой стало важной частью знаний в сфере современного труда. Как правило, люди, имеющие электронную почту, до сих пор не знают, как нужно правильно работать с папкой входящих писем. Они часто жалуются, что электронная почта отвлекает их внимание, а это приводит к потере большого количества времени.

Один из лучших способов взять почту под контроль – использование структуры папок и правильная обработка писем. Я хочу рассказать вам о методике обработки, которая очень эффективна при работе с электронной почтой.

Чтобы показать, как использовать папки при работе с электронной почтой, в качестве примера я использую почтовый сервис Gmail. Но те же идеи могут использоваться и с другими почтовыми сервисами (Яндекс, Mail.ru, Hotmail и т.д.) или почтовыми клиентами (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook и т.п.). Так что не стоит волноваться, если у вас не Gmail. Вы можете использовать те же принципы при работе с другой почтовой службой или приложением.

Примечание: Если вы ищете Gmail -клиент для Mac , могу порекомендовать вам Mailplane.

Пустая папка входящих писем

Первая идея, которую я бы хотел донести, заключается в том, что папка входящих писем должна всегда оставаться пустой. Большинство людей воспринимают свой Inbox как место, где хранятся их письма, но я хотел бы поменять ваше восприятие.

Начните воспринимать папку входящих как временное место хранения писем – они могут находиться там лишь до того времени, пока вы не начнете их обрабатывать.

Иными словами, во входящих должны находиться только непрочитанные письма. Там не должно быть писем, которые вы прочли или иным образом обработали (они будут находиться в другом месте, в каком именно – расскажу далее).

Каждый раз при обработке папки входящей почты вы должна свести количество писем в ней к нулю

Каждый раз при обработке входящей почты ваша цель заключается в сведении количества писем в этой папке к нулю. С психологической точки зрения намного лучше осознавать, что вы полностью обработали свою почту и что в дальнейшем вам будет нужно работать только с новыми письмами, которые поступают в папку «Входящие». Если же ваша почта полна писем, вам будет очень сложно найти нужное, в особенности если для этого следует просмотреть сотни других. Если во входящей папке у вас около 235 346 писем, поиск нужного из их числа может превратиться в настоящую пытку. У этой проблемы есть простое решение, о котором я расскажу позднее.

Хочу повториться, это очень важно. Начните рассматривать папку входящих писем, как временное место их пребывания – вам нужно прочесть их и решить, что делать с ними дальше. При каждой проверке почты вам нужно свести количество писем во входящей папке к нулю.

Структура папок

Предлагаемая методика обработки писем требует создания трех папок: Ответ , Ожидание и Архив .

Создайте папки (или пометьте их в Gmail) Ответ, Ожидание и Архив

Ответ : сюда помещаются письма, ответ на которые требует более 2 минут.

Ожидание : сюда помещаются письма, ответ на которые вы ждете или которые вы хотите обработать позднее.

Архив : сюда помещаются все остальные письма, к которым вы хотите иметь доступ в дальнейшем.

При работе с почтовыми клиентами вам будет нужно создать эти папки. В этой статье в качестве примера я использую Gmail. В Gmail тоже есть папки, но там они называются «ярлыками». Вот как их настроить:

В правом верхнем углу нажмите на шестеренку, которая обозначает настройки, затем нажмите Настройки
Нажмите вкладку «Ярлыки».
Создайте новые ярлыки Ответ и Ожидание . У Gmailуже есть папка, заменяющая папку Архив , она называется Вся почта , так что создавать новую не нужно. Если у вас другой почтовый сервис или клиент, то создать ее придется.

Вот некоторые виды писем, которые следует помещать в папку Ответ :

Кто-то просит вас что-то сделать (с установленным сроком или без него).
Например: сдать отчет, уточнить информацию или принять задачу в работу.
Кто-то просит вас дать ответ, но для этого вам нужно время на размышления.
Например: кто-то спрашивает ваше мнение или приглашает на какое-то мероприятие.

После ответа на письма из этой папки их следует переместить в папку Архив . В Gmail это делается просто, нужно нажать на значок Х рядом с названием ярлыка.

Типичные письма, которые должны находиться в папке Ожидание :

Вы поручили кому-то выполнение задачи и ждете ответ.
Пример: письма помощнику, подчиненным или кому-то другому, от кого вы ждете выполнения задачи.
Коды для отслеживания посылок (UPS или FedEx). Почтовые идентификаторы посылок, находящихся на стадии доставки, после покупки через Интернет.
Подтверждение от кого-то. Если вы ожидаете подтверждения того, что от вас что-то получили (к примеру, посылку).

Правило двух минут

Еще одно золотое правило работы с электронной почтой я называю правилом двух минут. Оно очень простое: если ответ на письмо займет больше двух минут, отложите его в папку Ответ и ответьте позднее. В противном случае отвечайте сразу же (схоже с правилом методики GTD: как привести дела в порядок).

При работе с электронной почтой нужно применять принцип быстрой работы. Не перечитывайте одни и те же письма – это просто пустая трата времени. В особенности если вы имеете дело с десятками или сотнями электронных писем каждый день.

Ценность этого правила в том, что оно позволяет быстро обрабатывать папку входящих писем, делая только то, что действительно нужно. Если кому-то будет нужен быстрый ответ, вы сможете его дать. Если же это письмо требует большего внимания, вы можете поработать с ним позднее, определив, какое из писем требует больше внимания (уже после того, как вы обработали всю почту и в папке «Входящие» не осталось писем).

Большинство людей обрабатывают письма по одному и последовательно имеют дело с каждым новым письмом, поступающим на протяжении дня. Это очень неэффективный способ работы с электронной почтой, потому что вы не устанавливаете приоритетность. К примеру, если у вас 10 непрочитанных писем, как вы можете знать, что письмо №2 важнее и приоритетнее письма №9? Вы никогда этого не поймете, если будете долго сидеть над каждым новым письмом. Правило ограничения времени до двух минут очень эффективно именно потому, что вы понимаете, какие письма требуют от вас наибольшего внимания.

Мой временной лимит сейчас составляет две минуты. Установите свой лимит в зависимости от того, сколько времени вы хотите тратить на работу с электронной почтой и количества получаемых вами писем. Лично я определил, что на работу с электронной почтой я хочу тратить меньше одного часа в день. В настоящее время я получаю меньше 50 писем в день, а потому с 2-минутным лимитом на обработку каждого я успеваю проработать все меньше чем за один час в сумме.

Помните, что, чем больше писем в день вы получаете, тем меньший временной лимит нужно установить на работу с каждым из них .

Это очень важно: при работе с электронной почтой вы должны использовать правило «одного контакта». В противном случае вы потеряете очень много времени на повторное прочтение писем, получаемых за неделю.

Обработка

При работе с входящей электронной почтой вам нужно применять правило пустого Inbox’а и правило двух минут. Они очень важны для обработки писем, и теперь я бы хотел связать все это воедино.

Когда вы опустошили папку входящих писем, можно начинать эффективную работу с электронной почтой. По умолчанию вы знаете, что все письма в папке Ответ требуют вашего внимания (они требуют больше двух минут вашего времени). При условии работы в рамках этого процесса вы ответите на все письма, кроме тех, которые требуют от вас особого внимания. Все эти важные письма будут находиться в папке Ответ , позднее вы сможете поработать с ними и расставить приоритеты.

Обрабатывая папку входящих писем, нужно быстро просматривать письмо и определять, что с ним следует делать. Когда в папке входящих писем уже ничего не осталось, вы можете решить как расставить приоритеты среди писем из папки Ответ . Теперь вы можете спокойно поработать с письмами, относясь к каждому с должным вниманием (раз они находятся в этой папке, значит их рассмотрению нужно уделить внимание).

Более продвинутые пользователи могут сделать каждое письмо из папки Ответ задачей, которая требует решения, и поместить ее в список дел. Именно так я и предпочитаю делать, но для этого вам нужно использовать списки дел или органайзер (что я вам очень рекомендую!). В силу того факта, что письма попадают в папку Ответ, они требуют внимания, а потому я хочу превратить их в задачу для выполнения. Распространенная ошибка многих людей заключается в том, что они воспринимают папку входящих писем в качестве списка задач. Но лучше использовать отдельный органайзер и рассматривать папку входящих писем в качестве источника задач. Так же как ваш начальник может поставить вам задачу лично или позвонить по телефону, почта – тоже лишь один из источников задач. Если вы будете держать все свои задачи в одном месте (в вашем отдельном списке или менеджере задач), вам будет намного проще выполнять работу. Повторюсь: папка входящих писем не может быть списком задач.

Диаграмма организации рабочего процесса для работы с электронной почтой

Нет ничего удивительного, если задача, поставленная через электронную почту, требует от вас реализации большого проекта. К примеру, ваш начальник может написать: «Мне нужно, чтобы ты определил три самых интересных компании на рынке драгоценных металлов, и посоветовал, чьи акции являются наиболее перспективным. Отправь мне информацию в течение пяти дней, начиная с сегодня». Да, это яркий пример, но я надеюсь, вы поняли, что я имел в виду. Получив такое письмо, вам нужно создать задачу (или даже проект) в списке или менеджере задач, чтобы поработать над ней и дать ответ по почте.

Более простой пример: ваша подруга спросила, не хотели ли вы бы пойти с ней на концерт через две недели. Вы можете ответить сразу, написав, что посмотрите позже, и поставить себе задачу. Спустя три дня, узнав свой график, вы отвечаете «Да, я буду свободен. Давай сходим!» и поставить галочку «выполнено» в вашем списке задач.

Электронная почта может отнять много времени. Часто случается так, что люди читают письмо, нажимают на ссылку, читают что-то интересное, нажимают на что-то еще и лишь затем понимают, что уже потратили час времени. Но создавая задачи из писем, вы остаетесь в пределах почтового клиента (или на том же сайте) и предотвратите потерю времени из-за того, что занимались чем-то бесполезным.

Пример организации работы с электронной почтой

Ключевым моментом для обеспечения эффективности этой системы является регулярная работка с папками. Полезная привычка – проверка электронной почты два раза в день в определенное время. Нужно просматривать папку входящих писем дважды в день, применяя при этом правило пустого Инбокса и правило двух минут. Для примера я покажу, как я работаю со своей электронной почтой.

Понедельник-пятница: обработка новых писем в 11-00.
Понедельник-пятница: обработка новых писем в 16-00.
Пятница: работа с папкой Ожидание в 16-30 (после обработки новых писем с письмами).

Я работаю с письмами дважды в день в определенное время. Первый раз – утром, но (никогда не проверяйте электронную почту с самого раннего утра, это очень снизит производительность труда). К тому времени, когда я принимаюсь за почту, я уже завершаю самые важные задачи, поэтому работа с ней проходит приятнее.

Между временем первой и второй проверки почты есть временной отрезок, который можно использовать для другой работы. Эта работа может включать что-то, о чем я узнал ранее утром из электронной почты. Во время второй проверки почты я могу обновить свой список задач и запланировать дела на завтра (если я получил письмо с поручениями и задачами для меня). Проверяя почту в конце дня я могу определить наиболее важные задачи на следующие дни.

Перед выходными я просматриваю папку Ожидание. Я делаю это один раз в неделю. Я воспринимаю эту папку как отдельную папку для входящих писем и работаю с ней как можно быстрее. Если я не получил от кого-то ответа в течение 48 часов, я отсылаю напоминание. Если же я получаю ответ, я удаляю письмо из папки и перемещаю его в архив.

При такой организации рабочего процесса мне нравится, что сначала выполняются наиболее важные задачи, затем проверятся почта, после чего происходит планирование. Важную работу я выполняю с 9 до 11 (я обычно начинаю работать в 9), при этом не отвлекаюсь на почту. Ко времени проверки почты я уже завершил выполнение самой важной работы, а потому после проверки почты я могу приступить к выполнению работы, которую я получил по почте в тот же день.

9 – 11: выполнение (это может быть работа, порученная мне вчера по почте)
11 – 11-30: обработка электронной почты
12-30 – 15.30: выполнение другой работы (включая задачи, полученные в тот же день по почте)
16-00 – 16-30: обработка электронной почты
16-30 – 16-45: составление списка дел на основании сегодняшних задач и последних полученных писем

Такой рабочий процесс отлично подходит для людей, работающих в среде, где электронная почта является основным средством коммуникации.

Ну что ж, я привел достаточно теории и примеров. Изучение всего этого может быть сложной задачей, но применять и экспериментировать с обработкой электронной почты — дело, заслуживающее внимания.

Следующий шаг

Создайте три папки: Ответ , Ожидание и Архив .
Переместите содержимое папки входящих писем в папку Архив .
Начните прямо сейчас, следуйте рекомендациям по обработке писем.
Определите, сколько раз в день и в какое время вы хотите проверять свою почту.
Просматривайте папку Ожидание каждую пятницу.

Если вы не знаете, что такое электронная почта, то самое время в этом разобраться. На самом деле здесь, как и в случае со многими другими современными технологиями, связанными с компьютерами и интернетом, очень легко провести параллель с реальной жизнью. Думаю, все имеют представление о том, что такое обычная почта. Собственно, предназначение у нее практически такое же, как и у электронной, отличается лишь способ реализации поставленной цели.

Если не углубляться в детали, то можно дать следующее определение. Электронная почта (емайл) — это система для обмена электронными сообщениями (письмами). Вы можете получать электронные письма, отправлять их, пересылать, хранить, сортировать, в общем, делать с ними все, что угодно. А разве обычная почта создана не для того же? Вот только письма в случае с ней являются не электронными, а настоящими. Из этого вытекает основное различие между ними и в тот же момент недостаток электронной почты : по ней нельзя пересылать реальные вещи, можно только виртуальные в виде электронных файлов. К примеру, по электронной почте можно отправить фотографии, музыку, текст, но нельзя одежду, бытовую технику, косметику. Но прогресс не стоит на месте, кто знает, может, когда-нибудь и такое чудо станет возможным. Как считаете? Пока что в это слабо верится конечно же. Несмотря на свой существенный недостаток электронная почта имеет ряд серьезных преимуществ перед обычной.

Преимущества электронной почты

Удобство . Для того чтобы отправить письмо не нужно идти на почту, не надо даже выходить из дома, достаточно иметь компьютер и выход в интернет.
Экономия времени и оперативность . Электронные письма доставляются за считанные секунды, лишь иногда бывают несущественные задержки.
Бесплатность . За отправление писем посредством электронной почты не нужно платить ни копейки.
Функциональность . Электронные письма можно сортировать любым удобным для вас способом, разбивать по папкам, оформлять, отсылать сразу нескольким адресатам, к ним можно прикреплять практически любые файлы, будь то музыка, фото или даже копии документов.

Это лишь небольшой список самых основных преимуществ электронной почты, на самом деле их гораздо больше. Каждый пункт можно смело разбивать на один и более подпунктов. К примеру, существует множество специальных приложений как для компьютеров, так и для мобильных устройств, которые заметно облегчают работу с почтой. Разве это не преимущество? Его можно одновременно записать в такие пункты, как функциональность и оперативность. Другие плюсы вы обязательно найдете для себя сами в процессе работы с электронной почтой. Поверьте, их будет немало.

Тысячи людей теряют драгоценное время на походы в почтовые отделения, а все потому, что не знают, как создать электронную почту. А ведь сделать это проще простого. Существует множество бесплатных почтовых серверов. Их функционала хватит с лихвой, чтобы удовлетворить потребности большинства пользователей. Приведу в качестве примера те почтовые сервисы, которыми пользуюсь я: mail.ru, yandex.ru, gmail.com и rambler.ru. Подробно останавливаться на каждом из них смысла нет. Нужно лишь сказать, что все эти сервисы оправдали доверие к себе временем и качеством своих услуг. Лично я для себя выделил yandex.ru и gmail.com .

Мое знакомство с электронной почтой началось с rambler.ru около восьми лет назад. Тогда она являлась гораздо менее функциональной и удобной, чем сейчас. Завести ее мне помог мой друг. Потом я открыл для себя почтовый сервис от яндекса и чуть позже также начал пользоваться почтой от гугла и майла. Радует то, что все эти сервисы постоянно обновляются и совершенствуются. Можете смело выбирать любой из предложенных, не промахнетесь.

Я покажу вам, как завести электронную почту, на примере yandex.ru. В принципе, вне зависимости от сервиса нужно проделать практически одинаковые несложные шаги. И так, приступим.
Шаг первый — заходим на сайт www.yandex.ru.
Шаг второй — нажимаем «завести почтовый ящик» в левой части сайта под логотипом Яндекса, как показано на рисунке.

Шаг третий — после этого вам нужно будет вбить свои имя и фамилию, а также логин и нажать кнопку «далее». Особенно внимательно отнеситесь к графе «логин», так как адрес вашей электронной почты будет иметь вид логин@yandex.ru. К примеру, если вас зовут Иван Иванов, то очень логичен будет такой адрес электронной почты: [email protected]. Только не забывайте, что кроме вас сервисом пользуются еще тысячи человек, поэтому самые легкие и запоминающиеся адреса уже давно заняты, как и тот, который я привел в качестве примера, придется немного усложнить адрес электронной почты или же придумать свой уникальный.

Шаг четвертый — на данном шаге нужно придумать и подтвердить пароль, чем сложнее он будет, тем лучше; выбрать секретный вопрос или задать свой собственный и вписать ответ на него, это вам понадобится в случае потери пароля; вписать другой емайл (необязательно) и вбить номер своего мобильного телефона, чтобы можно было восстановить пароль в случае, если вы его забудете; после чего будет необходимо ввести символы с картинки и нажать кнопку «зарегистрировать».

Шаг пятый — после того как вы проделаете эти несложные шаги, вас поздравят с успешной регистрацией и предложат указать свой пол и дату рождения, жмем кнопку «сохранить» и начинаем пользоваться почтой от яндекса.

Создание электронной почты на Яндексе разобрали, теперь давайте поговорим о том, как ей правильно пользоваться. Скажу сразу, ничего сложного в этом нет, интерфейс очень простой и понятный, как и в любых других почтовых сервисах. Основную площадь занимают входящие письма, в которых указаны имя отправителя, тема и начало сообщения. Слева расположено небольшое меню, в котором можно переходить во входящие письма, отравленные, черновики и так далее. Можно производить поиск по письмам, используя форму справа. Нажимаем кнопку «Написать» (обведена красным кружком).

Собственно, здесь тоже все легко и понятно. В графе «кому» вводим адрес получателя или несколько адресов через запятую, в графе «тема» вводим тему, к примеру, «по работе» или «предложение», можно также оставить поле пустым, ниже набираем текст письма, после чего нажимаем «отправить» . Вот и все, дело пары минут. К письму можно также прикрепить файлы (архивы, фотографии, документы) при помощи кнопки в левом нижнем углу, сохранить его как черновик, чтобы отправить позже, также там находятся пункты, которые при необходимости можно отметить галочками, расписывать что к чему смысла нет, так как там все предельно понятно. При помощи меню справа можно оформить письмо, проверить на орфографию и перевести текст на необходимый язык. Сказать честно, я этим функционалом практически никогда не пользовался. Ну что, сложно? Думаю, нет. По крайней мере, гораздо легче, чем идти в почтовое отделение, стоять в очереди, заполнять анкеты и так далее.

Заходим в «настройки» в правом верхнем углу. Может быть, я уже немного надоел вам этой фразой, но я снова ее повторю: не будем останавливаться на каждом пункте подробно, здесь и так все предельно понятно. Скажу большее, скорее всего вы даже не будете пользоваться большей частью настроек. Я, к примеру, несколько лет, пользуясь электронной почтой, даже не заходил сюда, пока мне не понадобились некоторые дополнительные функции. Вот о них и поговорим. Как вы уже заметили, красными галочками отмечены пункты «папки и метки», «правила обработки почты» и «сбор почты с других ящиков».

Для начала зайдем в «папки и метки». Нажимаем кнопку «новая папка» и в появившемся окошке вводим любое название, к примеру, «работа» и нажимаем «создать папку». Теперь по аналогии создаем метку. Все тоже самое, что и в случае с папкой, только можно еще выбрать цвет. Справились? Идем дальше.

Перейдите на главную страницу почты и посмотрите в левом меню, что получилось. Появились новые пункты? Папки расположены вверху, метки находятся под ними. Данная, казалось бы, не самая мощная функция дает вам массу возможностей. Входящие письма можно распределять по папкам и ставить на них метки, при чем все это можно делать полностью в автоматическом режиме. Для этого заходим в «правила обработки электронной почты» в настройках и нажимаем кнопку «создать правило». Как видите, вы можете довести прием и распределение входящей почты до полного автоматизма. Можно даже отвечать на определенные письма автоматически . Но обо всем по порядку.

Давайте представим, что у вас очень важная переписка все с тем же Иваном Ивановым с адресом электронной почты [email protected], да простит меня владелец данного адреса. Что мы можем сделать, зная лишь эти данные? А многое..Рядом со словом «если» находятся выпадающие списки. Мы ведь точно знаем имя отправителя и адрес почты, правильно? Значит мы можем задать, к примеру, такое правило: если «от кого» совпадает с «Иван Иванов» или «ivanivanov» или «[email protected]», то положить в папку «Работа» или любую другую созданную заранее папку, поставить любую метку, удалить письмо, переслать его по любому требуемому адресу, ответить на письмо и многое другое. Удобно? По-моему, очень.

Теперь заходим в пункт настроек «сбор почты с других ящиков». Все, что вам нужно это иметь еще один или несколько ящиков электронной почты и знать от них пароли. Указываем эти данные в соответствующих полях и нажимаем «включить сборщик». Для чего это может быть нужно? К примеру, если у вас с женой разные емайлы, вы можете получать все письма в один ящик, а чтобы было еще удобнее, создайте папку «Жена» и в правилах обработки входящей почты задайте необходимые условия, чтобы все письма, предназначенные ей, помещались в эту папку. Для тех, кому есть, что скрывать от жены, пример неудачный. :)

У меня около 5-7 ящиков для разных целей, но, чтобы упростить прием входящей почты, все письма собираются в один. Для чего тогда заводить несколько емайлов, спросите вы. Все просто, один из них создан для рабочих целей, другой просто для общения и так далее. Друзьям, к примеру, я даю один адрес электронной почты, партнерам другой, родственникам третий, а принимаю все письма на один ящик. Все гениальное просто. Кстати, всем любителям красивостей советую зайти в пункт настроек «Выбор оформления» и выбрать любую понравившуюся тему.

Теперь вы знаете, что такое емайл. Многие другие особенности и тонкости вы изучите в процессе работы с ним. Если какие-то моменты я разобрал недостаточно полно или понятно, не стесняйтесь и спрашивайте в комментариях, постараюсь ответить всем.